德國聯(lián)邦政府的獨立咨詢機構(gòu)國家規(guī)范監(jiān)督委員會(NKR)在目前的一份立場文件中指出，行政效率是德國面臨的最大挑戰(zhàn)之一。行政效率障礙不僅阻礙了經(jīng)濟的創(chuàng)新實力和競爭力，還給行政部門和社會帶來了額外的負(fù)擔(dān)。

為了應(yīng)對這一挑戰(zhàn)，國家規(guī)范監(jiān)督委員會呼吁下一屆聯(lián)邦政府大力簡化行政流程，制定以實際應(yīng)用為導(dǎo)向的法律，并加大數(shù)字化的應(yīng)用力度。規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)可作為將這些改革付諸實踐的工具。

規(guī)范監(jiān)督委員會的這份立場文件從何處著手，又提出了哪些措施呢？

國家規(guī)范監(jiān)督委員會在其戰(zhàn)略文件中確定了六個關(guān)鍵行動領(lǐng)域，以構(gòu)建全面的改革議程：

?有針對性地優(yōu)化行政工作 —— 提出60項具體建議，涵蓋可迅速實施的措施，特別是簡化審批程序和減輕中小企業(yè)負(fù)擔(dān)等方面。

?提高法律的實用性和數(shù)字化適配性 —— 早期吸納實際工作者參與，并為數(shù)字化流程制定明確標(biāo)準(zhǔn)。

?在歐盟層面更有效地參與規(guī)則制定 —— 以便盡早優(yōu)化行政工作的規(guī)則。 

?增強行政部門的效能和抗危機能力 —— 通過簡化任務(wù)分配和推廣數(shù)字化解決方案來實現(xiàn)。

?加快規(guī)劃和審批流程 —— 制定具有約束力的標(biāo)準(zhǔn)，以實現(xiàn)更高效的流程。

?加強數(shù)字化管理 —— 通過可互操作的平臺、統(tǒng)一的接口以及嚴(yán)格落實“一次性提交”原則(根據(jù)這一原則，公民或企業(yè)在申請行政服務(wù)時只需提交一次數(shù)據(jù)和證明，后續(xù)所有申請中，相關(guān)部門將使用已有的數(shù)據(jù)和證明)。

規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)能否有助于優(yōu)化行政工作效率？

人們通常認(rèn)為，標(biāo)準(zhǔn)會帶來額外的規(guī)定，從而增加行政程序。然而，事實上，它們通過統(tǒng)一、透明、實用和可靠的規(guī)范，將復(fù)雜的單項規(guī)則具體化，從而帶來了清晰度，減輕了協(xié)調(diào)工作的負(fù)擔(dān)。

例如，DIN 91379標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了IT系統(tǒng)中名稱和特殊字符的標(biāo)準(zhǔn)化書寫方式。這種統(tǒng)一簡化了各部門之間的數(shù)據(jù)交換，減少了因名稱書寫方式不統(tǒng)一或人工修正而產(chǎn)生的錯誤。

DIN 66398標(biāo)準(zhǔn)也有助于提高管理流程的效率。它規(guī)定了符合數(shù)據(jù)保護要求的銷毀具有敏感信息的數(shù)據(jù)載體的相關(guān)要求，幫助企業(yè)和行政部門評估數(shù)據(jù)的保護需求，并選擇合適的銷毀方法。通過這樣的標(biāo)準(zhǔn)，確保了行政程序不僅進行得更快，而且具有法律確定性和可追溯性。

有沒有規(guī)范提高了行政工作相關(guān)事務(wù)效率的實例呢？

標(biāo)準(zhǔn)化流程已經(jīng)在多個領(lǐng)域助力使流程更高效?！皵?shù)字化質(zhì)量基礎(chǔ)設(shè)施（QI-Digital）” 倡議也在致力于此，該倡議將質(zhì)量基礎(chǔ)設(shè)施的流程數(shù)字化。數(shù)字化產(chǎn)品檔案可以幫助企業(yè)不再以紙質(zhì)形式提交證明文件和產(chǎn)品信息，而是以標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字格式提供這些內(nèi)容。例如，未來企業(yè)可以在包裝上使用二維碼，以數(shù)字化形式提供所有相關(guān)信息，而不是使用印得密密麻麻且難以辨認(rèn)的說明書和標(biāo)簽，這些信息可以采用任意多種語言，條理清晰且易于閱讀。這方便了消費者獲取產(chǎn)品信息，同時也為企業(yè)和制造商減少了行政工作帶來的負(fù)擔(dān)。因此，引入標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化流程有助于減少行政干預(yù)的壓力。

標(biāo)準(zhǔn)化還可以在哪些領(lǐng)域發(fā)揮作用呢？

規(guī)范監(jiān)督委員會特別指出，在數(shù)字行政、數(shù)據(jù)處理和公共采購等領(lǐng)域存在挑戰(zhàn)，在這些領(lǐng)域中，系統(tǒng)不統(tǒng)一、協(xié)調(diào)流程復(fù)雜以及缺乏互操作性都給高效流程的推進帶來了困難。規(guī)范監(jiān)督委員會要求聯(lián)邦政府與各州共同對行政管理進行戰(zhàn)略性調(diào)控，尤其是要基于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來開展工作。目前已經(jīng)有一些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，它們有針對性地助力更高效地應(yīng)對官僚主義問題，并簡化行政流程。

一個例子是將于 2025 年 3 月發(fā)布的德國工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范DIN SPEC 66336《公共行政在線服務(wù)和門戶網(wǎng)站的質(zhì)量要求》。該標(biāo)準(zhǔn)旨在定義實現(xiàn)順暢、高效的數(shù)字行政所必需的質(zhì)量特征。它為開發(fā)者提供了指南，以設(shè)計出強大且用戶友好的數(shù)字化解決方案。然而，制定新的標(biāo)準(zhǔn)對于有針對性地應(yīng)對這些挑戰(zhàn)起著關(guān)鍵作用。

行政管理的未來可以通過規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)得到助力。請積極參與標(biāo)準(zhǔn)化工作，以推動數(shù)字化進程并助力減少行政工作帶來的影響。